転職活動を始めると、まず作成することになるのが履歴書です。
応募者の基本情報と人柄を採用担当者に伝える最初の書類であり、内容に不備があるとそれだけで選考の対象外になってしまうこともあります。
一方で、履歴書は職務経歴書に比べて「型」が決まっているため、基本を押さえれば大きく失敗しにくい書類でもあります。
この記事では、履歴書の役割から項目別の書き方、提出時のマナーまでを詳しく解説します。

履歴書の役割と職務経歴書との違い

履歴書は、氏名・住所・学歴・職歴・資格といった応募者の基本情報を、決まった様式に沿って整理した書類です。
採用担当者はこれを見て、応募者がどのような経歴を歩んできたか、応募条件(年齢・学歴・資格など)を満たしているかを最初に確認します。
一方、職務経歴書は「これまでどんな業務を、どのような成果で担ってきたか」を自由な形式で詳しく説明する書類です。
つまり、履歴書が「型に沿った基本情報の整理」、職務経歴書が「経験の詳細な説明」という役割分担になっています。
この違いを理解しておくと、それぞれの書類で何を書くべきかが整理しやすくなります。

履歴書の種類とフォーマットの選び方

履歴書には大きく分けて、JIS規格に準拠した一般的な様式と、転職・中途採用向けにアレンジされた様式があります。

市販の履歴書用紙やテンプレートには、複数の様式があります。
応募先から指定がある場合は、それに従いましょう。
指定がない場合は、転職者向けの様式を選ぶと、職歴欄で困りにくくなります。

基本項目の書き方

■ 日付・氏名・年齢

日付は提出日を記載するのが基本です。
郵送の場合は投函日、面接時に持参する場合は持参日を記載します。
氏名は戸籍上の正式な文字で記載し、ふりがな(または読み仮名)も忘れずに書きます。
年齢は履歴書記入時点の満年齢を記載するのが一般的です。

■ 住所・連絡先

住所は都道府県から番地、建物名・部屋番号まで省略せずに記載します。
電話番号は日中に連絡が取りやすい番号を、メールアドレスは普段確認しやすいものを記載しましょう。
フリーメールを使う場合も、ビジネスの連絡に適した落ち着いたアドレスであることが望ましいとされています。

■ 写真の準備

証明写真は3ヶ月以内に撮影したものを使うのが基本です。
スーツなど落ち着いた服装で、背景は無地、正面を向いた表情で撮影します。
表情は、自然な微笑みを意識するとよいでしょう。
写真店やスピード写真機のほか、近年はスマートフォンアプリで撮影した証明写真データを利用できるサービスもあります。
裏面に氏名を記載しておくと、万が一剥がれた際にも安心です。

■ 学歴・職歴欄

学歴は一般的に中学校卒業から記載を始めます。
高等学校・大学(学部・学科まで)・大学院などを、入学と卒業を分けて時系列で記載します。
職歴は会社名を正式名称(株式会社を(株)と略さない)で記載し、入社と退職(または在籍中)を明記します。
学歴欄の後に「以上」で区切りを入れず、そのまま職歴欄に続けましょう。
そして、最後に「以上」と記載して締めくくるのが一般的な書式です。

■ 免許・資格欄

取得年月と正式名称を古い順に記載します。
「普通自動車第一種運転免許」のように、略さず正式名称で書くのが基本です。
取得予定の資格がある場合は「◯◯年◯月 取得見込み」といった記載も可能です。
資格がない場合は無理に埋めようとせず、「特になし」と記載しても問題ないとされています。

■ 転職回数が多い場合の職歴の書き方

転職回数が多いと、書ききれないと感じることがあります。
そのような場合は、短期間の職歴も省略せず、正直に記載しましょう。
そのうえで、職務経歴書側で、経験の連続性やキャリアの方向性を丁寧に説明することが有効です。
契約社員や派遣社員としての勤務経験も、雇用形態を明記したうえで記載します。

志望動機の書き方

志望動機は、数ある応募先の中でなぜその企業を選んだのかを伝える重要な項目です。
使い回しの文章は採用担当者に伝わりやすいと言われています。
そのため、応募先の事業内容・企業理念・募集職種を踏まえ、自分の経験や価値観との接点を具体的に書くことが基本とされています。

自己PRの書き方

自己PRは「結論(強みは何か)→根拠となるエピソード→応募先でどう活かせるか」という流れで構成しましょう。
そうすると、伝わりやすい文章になりやすいとされています。
強みは1つか2つに絞り、具体的なエピソードを添えることで説得力が増します。
抽象的な形容詞(「頑張り屋です」など)だけで終わらせず、それを裏付ける具体的な行動や成果を添えることが大切です。

本人希望記入欄の書き方

特に強い希望がなければ「貴社の規定に従います」と記載するのが一般的です。
給与や勤務地などに譲れない条件がある場合は、この欄に簡潔に記載します。
ただし、あまり多くの条件を並べると印象に影響する可能性もあります。
そのため、本当に重要な点に絞って伝えるとよいでしょう。

手書きとパソコン作成、どちらがよいか

近年はパソコンで作成した履歴書を受け付ける企業が増えています。
しかし、応募先によっては手書きを求められる、あるいは手書きの丁寧さを見られる場合もあります。
応募先の指定がある場合は、それに従いましょう。
指定がない場合はどちらでも大きな問題はないとされています。
ただし、手書きの場合は消せるボールペンを避け、黒か青の耐水性インクを使用するのが基本です。

在職中に転職活動をする場合の注意点

在職中の場合、現在の勤務先の情報は「在籍中」と明記します。
退職予定日が明確でない段階では、無理に記載する必要はありません。
また、面接の日程調整などで、現職に配慮したスケジュールを組むことも大切です。

提出時のマナー

■ 郵送する場合

履歴書・職務経歴書は折り曲げずにクリアファイルへ入れます。
そして、A4サイズが入る封筒(角形2号など)を使用します。
封筒の表には「履歴書在中」と朱書きし、送付状(添え状)を同封するのが丁寧な対応とされています。

■ 持参・面接時に渡す場合

面接当日に持参する場合も、折らずにクリアファイルに入れて持ち歩きましょう。
そして、指示があったタイミングで両手で渡すのがマナーとされています。

提出前の最終チェックリスト

• 写真は3ヶ月以内に撮影したものか、裏に名前を書いたか
• 日付・氏名・住所・連絡先に誤りがないか
• 学歴・職歴の年月に矛盾がないか、西暦・和暦が統一されているか
• 志望動機・自己PRが応募先の内容に合わせて書かれているか
• 誤字脱字がないか、複数回見直したか
• コピーを手元に保管したか(面接前の見直し用)

よくある質問

■ 転職回数が多い場合、履歴書で不利になりますか

回数そのものよりも、それぞれの転職理由に一貫性があるかを見られる傾向があるとされています。
経験がどう積み上がっているかも重要な視点です。
職務経歴書側で、経験の連続性を丁寧に説明することも有効です。

■ 空白期間(ブランク)がある場合はどう書けばよいですか

事実を偽らないことが大前提です。
期間中に取り組んでいたこと(資格取得の勉強、家庭の事情への対応など)を、簡潔に説明できるようにしておきましょう。
そうすることで、面接での質問にも落ち着いて答えやすくなります。

■ 写真は自分で撮影したものでもよいですか

近年は、スマートフォンアプリなどで撮影した証明写真データを受け付けるサービスも増えています。
ただし、背景や服装、画質の基準を満たしているかを確認しましょう。
不安な場合は、写真店での撮影をおすすめします。

送付状(添え状)の書き方

郵送する場合は、送付状を同封するのが丁寧な対応とされています。
送付状には、日付・宛名・自分の氏名と連絡先・簡単な挨拶文・同封書類の一覧を記載します。
長い文章は必要ありません。
「下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった簡潔な内容で十分です。
ビジネス文書としての体裁を整えることで、丁寧な印象を与えられます。

履歴書と職務経歴書、どちらが先に見られるか

採用担当者は、まず履歴書で応募条件を満たしているかを確認します。
そのうえで、職務経歴書を読み進めるケースが多いとされています。
つまり、履歴書は最初の関門です。
基本情報に不備があると、職務経歴書の内容を見てもらう前に、印象を損ねてしまう可能性があります。
だからこそ、基本項目の正確さが重要になります。

スーツ・服装に関する注意点(証明写真時)

証明写真を撮影する際は、スーツを着用するのが一般的です。
色は、紺やグレーなど落ち着いたものを選びましょう。
シャツは、白や薄い色のものが清潔感を与えやすいとされています。
髪型は、顔がはっきり見えるように整えておくと安心です。

よくある質問(続き)

■ 送付状は手書きとパソコン作成のどちらがよいですか

送付状は、パソコンで作成しても問題ないとされています。
履歴書本体の作成方法に合わせると、書類全体の統一感が出やすくなります。

年齢を重ねてからの転職で意識したいこと

年齢が上がるほど、これまでの経験の積み重ねが重視される傾向があるとされています。
そのため、学歴よりも職歴や実績の説明に重点を置くとよいでしょう。
また、マネジメント経験がある場合は、具体的な人数や成果とあわせて記載すると伝わりやすくなります。
年齢を理由に不安を感じるより、積み上げてきた経験を丁寧に整理することを優先しましょう。

まとめ

履歴書は形式的な書類に見えても、書き方ひとつで印象が大きく変わります。
基本項目を正確に記載したうえで、志望動機や自己PRは応募先ごとに丁寧に作り込みましょう。
そして、提出前には必ず見直しを行いましょう。
丁寧に作成された履歴書は、それ自体が応募者の仕事への姿勢を伝える材料にもなります。